在客戶投訴發生的開始階段,如果客服人員能夠加以平息,往往能夠起到事半功倍的效果.巧用道歉,就是一個平息客戶不滿的好辦法。
一般而言,在客戶投訴初期,他們常常是義憤填鷹,情緒非常激動,導致措詞過分激烈,甚至伴有惡言惡語、人身攻擊等。在此情況下，客服人員首先應冷靜地聆聽客戶的全部委屈，全盤了解客戶不滿的原因。然后誠懇地向客戶道歉。用“非常報歉”“真是對不起”等話語來穩定客戶的情緒，然后再商談投訴之事，這樣問題就比較容易解決了。
當然，客服人員在處理客戶投訴時，遇到不滿情緒，也不可以一味地使用道歉的字眼兒來搪塞。除了要誠心誠意地了解客戶不滿外，最重要的是一定要把道歉的態度清楚、明白地表現在自己的行為上。
在道歉的同時，以下三點在客服人員的工作過程中相當重要：
    牢牢記住自己代表的是商場、公司或企業
    當客服人員向客戶道歉時，一定要想到自己代表的是整個商場、公司或企業，而不只是代表你個人。只要有了這種思想，才會慎重地、認真地向客戶道歉，而不是抱著“那個XX闖的禍，不關我的事，憑什么要我道歉”的態度。
說明不是“借口”或“辯解”
當客服人員充分地向客戶道歉，請求原諒后，對需要說明的地方一定要慎重、清楚地向客戶說明。如果在說明過程中，客戶再度產生抱怨或不滿，也不要心急，一定要讓客戶把想說的話全部說完，然后再繼續向客戶說明，如果沒有其它要解釋的，最好是少說為佳。
    道歉要有誠意
    一定要發自內心地向客戶表示歉意，不能口是心非，皮笑肉不笑，否則就會讓客戶覺得自己被玩弄。客戶的意見是正確的，客服人員就應該虛心接受，坦誠地承認自己的過錯，肯定客戶的正確。這樣不但不會讓客戶反感，反而會使客戶覺得客服人員有誠意。
    若用以上方法都無濟與事，客戶仍然糾纏不休，客服人員再也無法接受客戶情緒，容易發生與客戶互相鬧別扭的險惡情形。此時，最好用三變法來具體處理：
    1、改變人員來處理
    客服人員鄭重地對客戶說“我想請主管直接與您商談”，獲得允許后，交換談話對象。
    2、改變接待場所
    客服人員懇請客戶到某辦公室詳細訴說快速解決。（避開公眾場所，改變環境，消消氣）
    3、改變商談時間
    以因必須先請示領導和生產廠洽談，客服人員希客戶理解，改變商談時間。
因時間和場合的不同，客戶的表現也有所不同；大致上說起話心平氣和，講解事情的真實的詳細的經過，提出對事情的看法和要求，客服人員就可根據事情的具體情況，再依據公司的保修條例向客戶提出合理的解決方案，客戶如還有不滿，申請領導特殊照顧。對于這些一一指正缺點的客戶，真的更應該抱著感謝的心情、誠心誠意以期圓滿解決問題。同時，贈送一些小禮品聊表謝意也是十分值得采用的方式。如此一來，這個客戶就會變成忠誠客戶，而且他也會向附近鄰居或親朋好友們為企業作免費宣傳。

                                                        源自：超市168